Xu hướng chuyển đổi số trong tổ chức sự kiện nhìn từ thực tế Mình tham gia khá nhiều hội chợ, triển lãm và sự kiện xúc tiến thương mại trong vài năm gần đây, từ vai trò người tham quan cho tới hỗ trợ doanh nghiệp trưng bày gian hàng. Điều mình nhận thấy rõ nhất là cách tổ chức sự kiện đang thay đổi nhanh hơn rất nhiều so với trước, đặc biệt là sau giai đoạn dịch bệnh và những biến động về chi phí mặt bằng, nhân sự. Xu hướng chuyển đổi số trong tổ chức sự kiện giúp mở rộng khả năng tiếp cận khách hàng Trước đây, nhắc tới hội chợ hay triển lãm là nghĩ ngay tới không gian đông đúc, di chuyển nhiều, chi phí tham gia cao và phụ thuộc khá lớn vào thời gian diễn ra. Nhưng giờ đây, nhiều đơn vị đã bắt đầu kết hợp hoặc chuyển hẳn sang mô hình trực tuyến, vừa để tiết kiệm nguồn lực, vừa mở rộng khả năng tiếp cận khách hàng ở nhiều khu vực khác nhau. Ở góc độ doanh nghiệp, chuyển đổi số trong tổ chức sự kiện không chỉ là đưa hoạt động lên môi trường online cho có. Mình từng hỗ trợ một doanh nghiệp nhỏ tham gia hội chợ truyền thống, đầu tư khá nhiều cho gian hàng nhưng lượng khách tiếp cận lại phụ thuộc vào vị trí và thời điểm. Khi thử tham gia sự kiện trực tuyến, họ bất ngờ vì có thể giới thiệu sản phẩm tới đối tác ở tỉnh khác mà không cần di chuyển. Hội chợ trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đo lường hiệu quả Một điểm mình thấy khá hay ở các nền tảng tổ chức hội chợ trực tuyến là khả năng mô phỏng trải nghiệm triển lãm thực tế. Gian hàng ảo, phòng họp trực tuyến, livestream giới thiệu sản phẩm giúp doanh nghiệp vẫn giữ được yếu tố tương tác. Trong quá trình tìm hiểu, mình có tham khảo nền tảng hội chợ trực tuyến IFair và thấy cách họ xây dựng không gian sự kiện khá sát với trải nghiệm hội chợ thật. Tất nhiên, không phải sự kiện nào cũng phù hợp để chuyển hoàn toàn sang online. Với các hội chợ chuyên ngành lớn, nơi khách hàng cần trải nghiệm trực tiếp sản phẩm, việc kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến có lẽ là hướng đi hợp lý. Mình từng tham gia một sự kiện dạng này và thấy người ở xa vẫn có thể tham quan gian hàng, đặt lịch gặp doanh nghiệp khá thuận tiện. Mô hình sự kiện hybrid kết hợp trực tiếp và trực tuyến ngày càng phổ biến Ở góc nhìn người tham dự, mình đánh giá cao sự tiện lợi của các sự kiện trực tuyến. Không cần sắp xếp lịch di chuyển, không phải chen chúc, vẫn có thể xem lại nội dung nếu bỏ lỡ phiên thảo luận nào đó. Tuy nhiên, yếu tố kết nối trực tiếp giữa người với người vẫn là điều mà online chưa thể thay thế hoàn toàn. Xu hướng chuyển đổi số trong tổ chức sự kiện vì thế nên được nhìn nhận như một cách mở rộng lựa chọn. Khi được triển khai bài bản, các sự kiện trực tuyến hoặc hybrid giúp tối ưu chi phí, tăng khả năng đo lường hiệu quả và tạo thêm kênh xúc tiến thương mại linh hoạt hơn trong môi trường đô thị hiện đại. Với mình, điều quan trọng nhất vẫn là tư duy của đơn vị tổ chức và doanh nghiệp tham gia. Nếu coi công nghệ là công cụ hỗ trợ và đầu tư nội dung phù hợp, thì dù tổ chức online hay offline, sự kiện vẫn có thể mang lại giá trị thực cho cộng đồng và doanh nghiệp.
